บทนำ
การรายงานเป็นธุรกิจที่ต้องใช้เวลามากจึงน่าเสียดายหากคุณใช้เวลาเขียนรายงานของคุณอยู่เสมอดังนั้นคุณภาพจึงเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคนที่อ่าน ตรงไปตรงมารายงานส่วนใหญ่ไม่ค่อยอ่านรายงานทั้งหมด พวกเขาสั้นเกินไป คุณอาจรู้จักและยอมรับด้วยเช่นกันซึ่งเป็นเรื่องปกติ พวกเขาเพียงอ่านสิ่งที่พวกเขาสนใจ บ่อยครั้งที่นี่เป็นบทสรุปจุดสิ้นสุดและข้อเสนอแนะ
แน่นอนว่าผู้อ่านบางคนต้องการข้อมูลทั้งหมดที่คุณติดตามได้ดีพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญ แต่ส่วนใหญ่ก็ไม่ทำ ผู้อ่านส่วนใหญ่ต้องการข้อมูลสองอย่างคือข้อมูลที่พวกเขาต้องการคือที่ที่พวกเขาคาดหวังว่าจะสามารถหาได้และเขียนไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้เข้าใจได้
คล้ายกับการอ่านหนังสือพิมพ์ คุณคาดว่าพาดหัวข่าวจะอยู่ในหน้าปก; ความคุ้มครองด้านกีฬาจะอยู่ด้านหลัง ทีวีแสดงหน้าใด ๆ และกระดานบรรณาธิการในศูนย์ ถ้าสิ่งที่คุณต้องการไม่ได้อยู่ในสถานที่ปกติแล้วคุณต้องมองหามันและคุณอาจจะรำคาญ ดังนั้นด้วยรายงาน
มีข้อตกลงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นที่นั่น ปฏิบัติตามข้อตกลงและโปรดอ่านผู้อ่านของคุณ ทำลายข้อตกลงและผู้คนอาจรู้สึกหงุดหงิดเล็กน้อย – และบันทึกรายงานของคุณ
รูปแบบมาตรฐานขนาดกะทัดรัดนี้มีอะไรบ้าง?
ส่วนมาตรฐาน
ชื่อเรื่อง ในรายงานฉบับย่อสิ่งนี้สามารถเป็นเพียงคำบรรยายได้ เป็นเวลานานก็อาจมีเกณฑ์ตารางของเนื้อหาและอื่น ๆ
ข้อมูลอย่างย่อ ให้ภาพรวมที่ชัดเจนและถูกต้องมากในประเด็นสำคัญข้อสรุปที่สำคัญและข้อเสนอแนะที่สำคัญ ให้สั้นมากไม่กี่เปอร์เซ็นต์ของความยาวทั้งหมด บางคนโดยเฉพาะผู้บริหารอาวุโสอาจไม่สามารถอ่านอะไรก็ได้เพื่อเขียนเป็นเอกสารอิสระ ไม่ใช่สำหรับบางคนเท่านั้น ให้สั้นและไม่มีศัพท์เฉพาะเพื่อให้คนเข้าใจได้และรับประเด็นสำคัญ เขียนครั้งสุดท้าย แต่อย่าคัดลอกและวางรายงานด้วยตัวคุณเอง ไม่ค่อยทำงานได้ดี
บทนำ นี่เป็นส่วนแรกของรายงานที่ถูกต้อง ใช้เพื่อวาดพื้นหลังสำหรับ & # 39; ปัญหา & # 39; และเพื่อแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าเหตุใดรายงานจึงมีความสำคัญต่อพวกเขา ระบุเงื่อนไขการอ้างอิงของคุณ (หากไม่อยู่ในส่วนชื่อเรื่อง) และอธิบายวิธีจัดเรียงข้อมูลที่จัดไว้ให้ เขียนเป็นภาษาอังกฤษตามปกติ
หลัก นี่เป็นหัวใจของรายงานข้อเท็จจริงของคุณ อาจมีบางส่วนหรือหมวดหมู่ย่อยด้วยข้อความของคุณเอง รายงานของคุณมีลักษณะเฉพาะและอธิบายสิ่งที่คุณค้นพบเกี่ยวกับปัญหา
ส่วนเหล่านี้มักจะถูกอ่านโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้คุณสามารถใช้การตกแต่งที่เหมาะสมได้ แต่อธิบายตามที่คุณแนะนำ จัดเรียงข้อมูลอย่างมีเหตุผลโดยปกติจะจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ – สำคัญที่สุดก่อน ในความเป็นจริงเคล็ดลับเหล่านี้ได้ดำเนินไปในทุกส่วนของรายงาน
คุณสามารถเลือกที่จะรวมการอภิปรายอธิบายถึงความสำคัญของผลลัพธ์ของคุณ
ข้อสรุป โปรดให้ความเห็นเชิงตรรกะเกี่ยวกับปัญหากับ & # 39; นำทุกสิ่งทุกอย่างมารวมกันและอาจเสนอทางเลือกสำหรับการก้าวไปข้างหน้า หลายคนจะอ่านบทนี้ เขียนเป็นภาษาอังกฤษตามปกติ หากคุณได้พูดถึงการอภิปรายสิ่งเหล่านี้อาจสั้น
คำแนะนำ คุณแนะนำให้ทำอะไร? อย่าอาย คุณได้ทำงานเพื่อยืนยันข้อเสนอแนะของคุณเป็นลำดับความสำคัญและเป็นภาษาอังกฤษธรรมดา
เอกสารแนบ ใส่ข้อมูลหนักที่นี่ข้อมูลที่ผู้เชี่ยวชาญเท่านั้นที่ต้องการจะดู ในฐานะที่เป็นแนวทางถ้ามีรายละเอียดใด ๆ ที่จำเป็นสำหรับการโต้เถียงของคุณกรุณาใส่ไว้ในร่างกายถ้าแน่นอนสนับสนุนอาร์กิวเมนต์แล้วมันอาจจะรวมอยู่ในเอกสารแนบ
ผลและคำแนะนำ
ผลที่ได้คือการจำไว้ว่าผู้อ่านให้แน่ใจว่าข้อมูลบางอย่างอยู่ในสถานที่บางแห่ง พวกเขาไม่คาดหวังที่จะจับสิ่งที่พวกเขาต้องการและยากที่จะทำเพื่อพวกเขายิ่งมีโอกาสที่พวกเขาโยนคุณรายงานออกไปและไม่สนใจ ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำอย่างไร
1 ทำตามรูปแบบทั่วไปสำหรับรายงาน: บทสรุปบทนำภาษาหลักผลลัพธ์ข้อเสนอแนะและ Add-ons
2. จัดระเบียบข้อมูลของคุณในแต่ละแผนกโดยคำนึงถึงเหตุผลของผู้อ่านซึ่งโดยปกติแล้วจะจัดลำดับตามลำดับความสำคัญก่อน
ขอให้โชคดีกับรายงาน!
ผู้แต่ง: Tony Atherton
© Tony Atherton 2005)